5 Fehler, die Ihnen bei der Organisation von Trainings nicht passieren sollten

In meiner Praxis als Verkaufs- und Führungstrainer habe ich seit vielen Jahren an gefühlten eintausend Auswahlverfahren, Akquisitionsgesprächen und Trainer-Castings teilgenommen.

Ich habe dabei die unterschiedlichsten Erfahrungen gesammelt.

Ich bin zu der folgenden Erkenntnis gekommen: Wie es startet, so endet es meist auch!

Was ich damit sagen will: In den Fällen, in denen die Unternehmen die Auswahl professionell gestalten, wird auch das Projekt in der Regel gut laufen – startet es schon bei der Auswahl holprig, läuft es meist auch später nicht besonders.

Allerdings muss man auch sagen, dass der Markt sehr intransparent ist und Verantwortungsträger auch häufig in einer schwierigen Situation sind!

Ohne meinen Trainer- und Berater-Kollegen zu nahe zu treten, gibt es auch viele Anbieter in diesem Markt, die sich für alle Trainingsthemen kompetent halten, es aber nicht sind. Natürlich gibt es auch eine Menge seriöser Anbieter, mit einer klaren Ausrichtung und Kernkompetenz.

Die Unternehmen sehen sich einem riesigen Angebot atomisierter Anbieter gegenüber:

Vom Einzelkämpfer bis zum Großunternehmen – alles ist dabei. Das veranlaßt viele, sich auf Empfehlungen zu verlassen oder groß angelegte Auswahlverfahren – auch Ausschreibungen genannt – zu starten.

Viel Energie wird hier in die Auswahl des richtigen Partners investiert. Allerdings ist dies nur ein Teil der Wahrheit. Neben dem passenden Trainer kommt es mindestens auf  weitere vier sehr entscheidende Erfolgskomponenten an. Sie außer acht zu lassen oder sie nicht in Vorüberlegungen einzubeziehen, ist aus meiner Sicht grob fahrlässig!

Fordern Sie unsere kostenlosen Checklisten zur Vermeidung von Fehlern in der Organisation von Trainingsmaßnahmen an!

Aber gehen wir der Reihe nach vor und schauen uns die aus meiner Sicht 5 häufigsten Fehler in der Organisation von Trainings an…

Fehler #1: Falscher Trainer ausgesucht

Fatal! Die Feedbacks der Teilnehmer nach dem Training sind unterirdisch, die Zeit verschenkt und die Kosten – wie sagt man so schön – für die Katz. Der Alptraum eines jeden Personalentwicklers oder Auftraggebers. Kommt gar nicht so selten vor – leider! Denn es ist für alle Beteiligte eine Zumutung.

Hier einige Gedanken, die Sie bei der Auswahl des richtigen Trainers unterstützen sollen:

– Wie klar sind die Erwartungen an den Trainer formuliert? (Kompetenzen, Erfahrungen, Referenzen, etc.)
– Wer entscheidet über die Auswahl? Wie gut kennt diese Person die Teilnehmer und deren Bedarfe tatsächlich?
– Wurden Auswahlkriterien vorher festgelegt? (Wir haben eine Checkliste entwickelt, die sie hier gerne anfordern können!)
– Wie kommen Sie an mögliche Trainer? (Empfehlung, Internet, Werbung?)
– Wie professionell hat der Trainer sein Angebot dargestellt?
– Wie gut wurde ihm auf den Zahn gefühlt?

Auch in unserem Team stellen wir uns immer wieder die Frage, wer ist der richtige Kollege für dieses Mandat.

Seit Jahren habe ich eine Faustregel (mit vier Fragen) für unsere Trainerauswahl:

1. Stellt der Trainer mit seiner Persönlichkeit eine mögliche akzeptiere Führungskraft der Teilnehmerzielgruppe dar?
2. Verfügt der Trainer über die erforderlichen inhaltlichen Kompetenzen?
3. Passt der Trainer vom Typ (Auftreten, Vita, etc.) zu diesem Kunden?
4. Wie gut kennt sich der Trainer in der Branche des Kunden aus?

Noch schnell ein Gedanke zum Thema „Probetraining“: Finde ich gut, sofern die Situation nicht unmittelbar in einem Pitch für ca. 30 Minuten gestellt ist. Das führt zu keiner realistischen Situation, welche die tatsächliche Kompetenz des Trainers zeigen soll. (Gerne zeige ich Ihnen weitere Wege, wie Sie die Kompetenzen eines Trainers sicher herausarbeiten können!)

Anfordern: Checkliste „Richtige Trainerauswahl“ – Hier können Sie weitere Informationen bei uns anfordern!

Fehler #2: Inhalte des Trainings nicht präzise definiert

Häufig will der Kunde eine Seminarbeschreibung oder gar einen Trainerleitfaden vor der Beauftragung sehen. Ich empfehle den umgekehrten Weg: Der Bedarfsträger sollte vor allem seine Ziele und Wünsche genau artikulieren und über diesen Schritt in die inhaltliche Diskussion mit dem Trainer kommen. Nicht selten habe ich erlebt, dass Trainer „ihr Ding“ durchziehen wollen. Das verkürzt die Vorbereitungszeiten für den Trainer.

Eine klare Zusammenstellung der wichtigsten Inhalte und der sich daraus ergebenden Key Learnings vermeidet unangenehme Überraschungen – übrigens auf beiden Seiten! Natürlich muss ein Profi-Trainer über eine ausreichende Flexibilität am Tage des Trainings verfügen um auch auf unvorhergesehene Überraschungen (die Teilnehmer haben noch ein ganz anderes Problem) reagieren zu können, ohne den roten Faden gänzlich zu verlieren. Auch das sollte mit dem Auftraggeber vor Beginn der Maßnahme geklärt werden.

Vorsicht ist geboten, wenn sich der Trainer nicht in seine Karten blicken lassen möchte! Es geht nicht um die Überlassung von Trainerleitfäden oder Dramaturgiebeschreibungen eines Trainings. Das sollte geistiges Eigentum des Trainers bleiben. Vielmehr geht es um die genaue Definition einer Leistung, die Sie als Kunde wünschen und zum Schluss auch bezahlen werden.

Anfordern: Checkliste „Definition von Trainingsinhalten und Key Learnings“ – Hier können Sie weitere Informationen bei uns abrufen!

Fehler #3: Teilnehmer nicht professionell vorbereitet

Unterschätzen Sie diesen Punkt bitte nicht! Es ist für den Erfolg einer Weiterqualifizierung oder eines Trainings unglaublich wichtig, maximal hohe Zustimmung der Teilnehmer von Beginn an Zu haben. Ist das nicht der Fall, müssen Vorbehalte als Hürden noch im Training ausgeräumt werden. Sind einige Teilnehmer von der Sinnhaftigkeit, z.B. eines Verkaufstrainings nicht Überzeugt, geht kostbare Trainingszeit verloren. Natürlich ist ein guter Trainer in der Lage auch während einer Intervention zu handeln – dennoch empfehlen erfahrene Anbieter eine gute Vorbereitung!

Die professionelle Vorbereitung der Teilnehmer – beispielsweise eines Kommunikationstrainings – umfasst aus meiner Sicht die folgenden Positionen:

– Vorgespräche mit den Teilnehmern durch die jeweiligen Führungskräfte (im Rahmen von Meetings, etc.)
– Eine adäquate Abfrage der Erwartungshaltung der Teilnehmer (es ist nicht gesagt, dass das alles auch Berücksichtigung finden wird, dennoch können auch falsche Erwartungen viel über die Sicht der Teilnehmer verraten)
– Persönliche (schriftliche) Einladung – gemeinsam mit dem Trainer – mit Begründung zur Notwendigkeit des Qualifizierungsvorhabens
– Vermeidung des „Verordnet-Effekts“ durch frühzeitige Einbindung der Zielgruppe
– Vorstellung der Handelnden Personen (Trainer), ggf. mit einem kurzen Video
– Die frühzeitige Terminierung des Projekts zählt auch zu einer – von Beginn an – wertschätzenden Vorgehensweise
– Information an die Teilnehmer, was genau die zu erwartenden Inhalte des Trainings sind (Ausnahme: Überraschung aus didaktischen Gründen) und wie sich der Teilnehmerkreis zusammensetzt

Im Übrigen empfehlen wir den Führungskräften unserer Teilnehmer sogenannte „Entsendegespräche“ mit ihren Mitarbeitern zu führen, in denen die folgenden Themen ausgetauscht werden: Motivation zur Teilnahme, Wünsche und Erwartungen an die Führung und besonders wichtige Trainingsinhalte.

Anfordern: Checkliste „Entsende- und Rückkehrgespräche richtig führen“ – Hier können Sie weitere Informationen bei uns abrufen!

Fehler #4: Führungskräfte nicht mit eingebunden

Sollten Sie diesen Punkt außer Acht lassen, werden Sie die gewünschten Erfolge einer Trainingsmaßnahme, wie beispielsweise ein Verkaufstraining, nicht einfahren. Es ist aus meiner Sicht nicht vorstellbar, Mitarbeiter an einer aufwändigen Maßnahme teilnehmen zu lassen und deren Führungskräfte nicht zu involvieren – und noch mehr: Führungskräfte müssen die neu trainierten Inhalte intensiv mit Ihren Mitarbeitern nachbearbeiten. D.h. Führungskräfte sollten die Inhalte weiter vorbringen und auf Umsetzung bei ihren Mitarbeitern drängen.

Coaching ist hier die nächste Stufe. Ideal wäre ein Ineinandergreifen der Maßnahmen. Nach dem Training unterstützt die Führung durch intensives und individuelles Coaching ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung der Key Learnings. Voraussetzung ist natürlich die Kenntnis der Trainingsinhalte und die Befähigung zu coachen.

Weitere Möglichkeiten einer gelungenen Einbindung von Führungsfunktionen:
– zu Beginn der Trainings werden die Teilnehmer durch ihre Führungskräfte begrüßt
– die Teilnahme der Führungskräfte am (Verhaltens-)Training findet nur unter Voraussetzung bestimmter Rahmenbedingungen statt
– Nachbefragung der Teilnehmer durch Führungskräfte

Anfordern: Checkliste „Führungskräfte in Trainingsmaßnahmen richtig einbinden“ – Hier können Sie weitere Informationen bei uns abrufen!

Fehler #5: (Messbare) Erfolgskriterien nicht festgelegt

Last gut not least: Wie werden die Erfolge des Trainings gemessen, bzw. evaluiert? Eine schier endlose Diskussion entfacht diese Frage zwischen Befürwortern und Gegnern von Messbarkeit. Ich empfehle eine mögliche Messbarkeit wie folgt anzugehen: Definition qualitativer und quantitativer Kriterien. Bleiben wir beim Beispiel eines Verkaufstrainings.

Hier könnten Sich die folgenden qualitativen Größen ergeben: Gesprächsführungsqualität an definieren Standards, wie beispielsweise einer strukturieren Bedarfsanalyse. Quantitative Größen wie beispielsweise die Anzahl neu gewonnener Kunden nach Trainingsdurchführung.

Völlig klar kann es hier seitens der Gegner zu Einwänden kommen: Die Größen sind nicht alleine durch das Training zu beeinflussen! Korrekt – aber meine Erfahrung zeigt, dass es durchaus Sinn macht über diese Frage mit Trainer und Auftraggeber zu diskutieren. Denn: es entstehen interessante Gespräche über das Interesse des Auftraggebers, konkrete Veränderungsziele und wirtschaftliche Interessen!

Eine weitere Überlegung ist das Thema „Erfolgshonorar“. Meiner Ansicht nach ein absolut probates Mittel, den Trainer mit in die Ergebnisverpflichtung eines Projekts zu nehmen. Nicht selten habe ich mit unseren Kunden Vereinbarungen dazu getroffen. Sie sahen in der Regel so aus, dass wir einen Teil des Honorars erfolgsabhängig gestaltet haben.

Das erfordert allerdings 1. gegenseitiges Vertrauen in Bezug auf Transparenz und 2. enge Kommunikation auch noch nach der Trainingsmaßnahme. Hinzu kommt die richtige Auswahl der Messgrößen und die Art und Weise, wie gemessen werden soll.

Mein Tip: Ich vereinbare in unseren Trainingsmaßnahmen – gleich zu Beginn – sogenannte Review-Meetings. Sie dienen u.a. dem Zweck der Evaluation. In diesen Meetings gehen wir den Dingen auf den Grund: Wie erfolgreich war das Projekt qualitativ und quantitativ – a) aus Sicht des Kunden, b) aus Sicht der Teilnehmer, c) aus Sicht des Trainers und d) aus Sicht unserer Benchmarks?

Was muss unternommen werden, um die Nachhaltigkeit und Wirkung des Trainings zu steigern? Welche ‚Lessons Learnd‘ werden mitgenommen? Was passiert mit der Projekt-Dokumentation?

Anfordern: Checkliste „Messbarkeit von Qualifizierungsmaßnahmen“ – Auch hier können Sie weitere Informationen bei uns abrufen!

Wenn Sie weitere zu umschiffende Fehler bei der Organisation von Trainings ausgemacht haben, lassen Sie es mich wissen. Gerne werde ich diese Hier veröffentlichen.

Und wenn Sie eine konkrete Trainingsmaßnahme planen, kommen Sie auf mich zu! Gerne helfe ich Ihnen Fehler zu vermeiden und stehe Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Ihr
Alexander Verweyen

Alexander Verweyen
Nach seinem Studium der Betriebswirtschaft folgte 1989 eine Ausbildung zum Consultant und Sales Trainer. 1991 machte Alexander Verweyen sich als Berater selbständig. Heute ist Verweyen Geschäftsführer der AVBC GmbH in München und hält Vorträge für Führungskräfte und Mitarbeiter mit Kundenkontakt.