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Cold Calling: Leitfaden für rechtssichere und erfolgreiche Telefonakquise
Cold Calling bzw. Kaltanrufe – also die telefonische Kontaktaufnahme zu potenziellen Kunden ohne vorherige Beziehung – ist einer der direktesten Wege, neue Geschäftsmöglichkeiten zu schaffen. Doch gerade im deutschsprachigen Raum gilt: Wer hier erfolgreich und zugleich rechtssicher agieren möchte, braucht fundiertes Wissen und eine klare Strategie. Dieser Leitfaden bietet Ihnen einen umfassenden Überblick zu rechtlichen Rahmenbedingungen, bewährten Vertriebsansätzen und praktischen Tipps für die tägliche Umsetzung – aktuell, verständlich und direkt aus der Vertriebspraxis.
Cold Calls –
Die wichtigsten
Fragen vorab
Bevor wir tiefer in Strategien, rechtliche Details und Praxistipps einsteigen, klären wir die wichtigsten Fragen rund um Cold Calling direkt zu Beginn. Dieses Kapitel bietet Ihnen eine kompakte Orientierung – ideal für alle, die sich einen schnellen Überblick verschaffen möchten.
- Was ist überhaupt ein Cold Call?
- Wann ist er erlaubt?
- Und welche Konsequenzen drohen bei Verstößen durch diese Werbeanrufe?
Was sind Cold Calls?
Cold Calls, zu deutsch Kaltanrufe, sind Erstkontakte per Telefon, bei denen ein potenzieller Interessent ohne vorherigen persönlichen oder geschäftlichen Bezug angesprochen wird. Ziel ist meist die Vorstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung – und idealerweise die Vereinbarung eines weiterführenden Gesprächs oder Termins. Cold Calls sind insbesondere im B2B-Bereich ein verbreitetes Mittel zur Neukundengewinnung, im B2C-Segment jedoch stark reguliert.
Häufig gestellte
Fragen
Grundsätzlich ja – aber unter strengen Voraussetzungen. In Deutschland und Österreich ist Cold Calling im B2B-Bereich dann erlaubt, wenn ein „mutmaßliches Interesse“ des Angerufenen besteht. Im B2C-Bereich hingegen ist vorab eine ausdrückliche Einwilligung bzw. Einverständnis erforderlich. Wer gegen diese Regelungen verstößt, handelt wettbewerbswidrig und riskiert Abmahnungen oder Bußgelder. Im B2C Bereich ist dies im BGB (Bürgerlichen Gesetzbuch) geregelt – § 13 BGB verbietet Werbeanrufe ohne vorherige Einwilligung des Betroffenen im B2C-Bereich.
Bei unerlaubten Werbeanrufen drohen in Deutschland Bußgelder von bis zu 300.000 Euro, die von der Bundesnetzagentur verhängt werden können. Auch Abmahnungen durch Mitbewerber oder Verbraucherverbände sind möglich – inklusive Unterlassungserklärungen und Kostennoten. In Österreich drohen ähnliche Sanktionen durch die Rundfunk- und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR) sowie durch zivilrechtliche Klagen.
Nicht jeder Anruf ist automatisch ein Cold Call. Folgende Situationen gelten in der Regel nicht als Cold Calling:
- Der Angerufene ist bereits Kunde und es besteht ein bestehendes Vertragsverhältnis.
- Es liegt eine vorherige Einwilligung vor (z. B. durch ein Kontaktformular).
- Es handelt sich um rein technische oder administrative Rückfragen (z. B. Terminabsprachen).
Auch sogenannte Warm Calls – also Gespräche mit vorherigem Kontakt oder nach einem Lead-Eingang – sind rechtlich anders zu bewerten.
Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen sind:
- Deutschland: § 7 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb), DSGVO, TKG
- Österreich: § 107 TKG, DSGVO, UWG
- Schweiz: Laut Art. 3 Abs. 1 lit. u UWG ist Werbung per Telefon ohne Einwilligung unlauter, sofern die Nummer im Telefonverzeichnis mit einem Sterneintrag versehen ist („*“). Darüber hinaus gilt das Fernmeldegesetz (FMG), das unaufgeforderte Werbeanrufe untersagt.
In allen drei Ländern wird Cold Calling als potenzieller Eingriff in die Privatsphäre gewertet, weshalb eine Einwilligung oder ein nachvollziehbares berechtigtes Interesse (z. B. im B2B-Umfeld) erforderlich ist. Unternehmen sollten sich im Zweifel rechtlich hinsichtlich der Telefonwerbung beraten lassen – besonders bei internationaler Vertriebsaktivität.
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- Erhöhung des Supplier-Scorings
Was ist Cold Calling und warum ist es (noch) relevant?
Cold Calling hat in der Welt des Vertriebs einen festen Platz – und das trotz (oder gerade wegen) der wachsenden Zahl digitaler Kanäle. In diesem Abschnitt zeigen wir, was Cold Calling genau bedeutet, worin die Unterschiede zum Warm Calling liegen und warum Unternehmen auch heute noch gezielt auf die Methode der Kaltanrufe setzen. Außerdem erfahren Sie, wie Cold Calls sinnvoll in eine moderne Vertriebsstrategie integriert werden können.
Cold Calling bezeichnet die telefonische Erstansprache bzw. Telefonwerbung potenzieller Kunden ohne vorherigen Kontakt oder Geschäftsbeziehung. Im Gegensatz dazu steht das Warm Calling, bei dem der Angerufene bereits Berührungspunkte mit dem Unternehmen hatte – etwa durch eine Anfrage, einen Download oder ein vorheriges Gespräch. Während Warm Calls häufig auf bereits bestehenden Interessen aufbauen, sind Cold Calls initiative Werbeanrufe und eröffnen neue Dialoge – vorausgesetzt, sie sind gut vorbereitet und rechtlich sauber.
Trotz digitaler Alternativen wie E-Mail-Marketing oder Social Selling hat Cold Calling im Vertrieb eine besondere Stärke: den direkten, persönlichen Dialog. Ein gutes Gespräch kann Vertrauen aufbauen, sofort Rückfragen klären und schneller zu qualifizierten Leads und Interessenten führen. Cold Calling ist besonders dann wirkungsvoll, wenn:
- Zielkunden klar definiert sind,
- ein konkretes Nutzenversprechen kommuniziert werden kann,
- und der Gesprächspartner kompetent angesprochen wird.
Cold Calling ist nicht tot – im Gegenteil: Gerade in B2B-Märkten mit erklärungsbedürftigen Produkten bleibt der Griff zum Telefon oft der effektivste Weg, Entscheider zu erreichen, Kaltakquise durchzuführen und letztendlich Verträge abzuschließen. Unternehmen schätzen dabei vor allem:
- den direkten Zugang zu potenziellen Kunden,
- eine kostengünstige Möglichkeit direkt Zielpersonen zu kontaktieren,
- die Möglichkeit, frühzeitig Bedarf zu erkennen,
- die Individualisierungsmöglichkeiten im 1:1-Gespräch,
- und die Chance, sich aktiv vom Wettbewerb abzuheben.
Cold Calling funktioniert besonders gut in Kombination mit anderen Kanälen. So kann ein Anruf auf eine vorherige E-Mail, einen LinkedIn-Kontakt oder eine Landingpage-Interaktion eines Interessenten folgen – und so den Übergang vom digitalen Interesse zur persönlichen Beziehung schaffen. Richtig eingebettet wird Cold Calling damit zum integralen Bestandteil einer modernen, kanalübergreifenden Vertriebsstrategie.
Rechtliche
Rahmenbedingungen
Die telefonische Kaltakquise ist nicht nur eine Frage der Strategie, sondern auch der Gesetzestreue. Wer Cold Calls rechtskonform durchführen möchte, muss wissen, welche gesetzlichen Vorschriften gelten – und wie sie sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz unterscheiden. In diesem Abschnitt geben wir einen Überblick über die wichtigsten Regelungen, Unterschiede zwischen B2B und B2C sowie die häufigsten rechtlichen Stolperfallen dieser Form der Telefonakquise.
In Deutschland regelt das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), insbesondere § 7, die Zulässigkeit von Werbeanrufen. Telefonische Kaltakquise ist hier grundsätzlich nur mit ausdrücklicher Einwilligung oder Einverständnis erlaubt – es sei denn, im B2B-Bereich kann ein mutmaßliches Interesse angenommen werden. Wird bei dieser Form der Kaltakquise gegen die Regeln verstoßen, erlässt die Bundesnetzagentur empfindliche Bußgelder.
In Österreich greift § 107 des Telekommunikationsgesetzes (TKG). Auch hier sind Werbeanrufe ohne vorherige Zustimmung grundsätzlich unzulässig. Nur in sehr engen Ausnahmefällen – etwa bei einem bestehenden Vertragsverhältnis oder einer vorherigen Geschäftsbeziehung – kann eine Kontaktaufnahme ohne ausdrückliche Einwilligung zulässig sein.
In der Schweiz ist die Rechtslage ähnlich streng geregelt. Gemäß Art. 3 Abs. 1 lit. u des Bundesgesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) gilt: Wer jemanden trotz Sterneintrag im Telefonbuch (d. h. mit dem ausdrücklichen Wunsch, keine Werbung zu erhalten) zu Werbezwecken anruft, handelt unlauter. Zusätzlich regelt das Fernmeldegesetz (FMG), dass keine unerwünschten Massenwerbungen oder Werbeanrufe ohne Einwilligung erfolgen dürfen.
Tipp: In allen drei Ländern sollten Unternehmen vor Cold Calls stets prüfen, ob sie sich im rechtlich sicheren Rahmen bewegen – insbesondere bei grenzüberschreitenden Aktivitäten.
Neben dem UWG spielen auch Datenschutzvorgaben wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) eine zentrale Rolle. Wer personenbezogene Daten (z. B. Name, Telefonnummer) verarbeitet, muss dafür eine rechtliche Grundlage vorweisen können. Für Cold Calls bedeutet das: Ohne Einwilligung oder berechtigtes Interesse ist die Nutzung dieser Daten rechtlich nicht zulässig.
Der entscheidende Unterschied liegt im Schutzinteresse:
- B2C: Hier ist eine explizite, vorherige Einwilligung zwingend erforderlich. Ohne diese drohen Bußgelder.
- B2B: Es genügt ein mutmaßliches Interesse, z. B. wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung klar zum Tätigkeitsfeld des Unternehmens passt.
Trotzdem ist Vorsicht geboten: Auch im B2B-Bereich sollten Anrufe zielgerichtet, seriös und nachvollziehbar begründet sein.
Viele Unternehmen berufen sich im B2B-Bereich auf das sogenannte berechtigte Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dabei muss aber stets eine Abwägung stattfinden: Ist das Interesse des Anrufenden höher zu bewerten als das Schutzinteresse des Angerufenen? Je besser die Zielgruppe definiert und je klarer der Bezug zum Angebot, desto eher ist diese Einschätzung vertretbar.
Bei Verstößen gegen das Verbot unerlaubter Werbeanrufe kann die Bundesnetzagentur in Deutschland empfindliche Bußgelder verhängen – bis zu 300.000 Euro pro Fall. In Österreich übernimmt diese Rolle die Rundfunk- und Telekom-Regulierungs-GmbH (RTR). In beiden Ländern können zusätzlich zivilrechtliche Folgen drohen – etwa durch Abmahnungen, Unterlassungserklärungen oder Klagen.
Rechtsprechung zu Meinungs- und Marktforschung
Ein häufiger Irrtum: Wer glaubt, Marktforschung oder Meinungsumfragen seien generell von den Werbevorschriften ausgenommen, irrt. Sobald ein werblicher Zweck erkennbar ist – z. B. wenn das Gespräch in einen Vertrag oder Angebot mündet – gelten die gleichen Regeln wie bei klassischen Verkaufsanrufen der Telefonwerbung. Die Gerichte prüfen dabei streng, ob es sich wirklich um neutrale Forschung oder doch um verschleierte Akquise handelt, bei der Vertriebsmitarbeiter eingesetzt werden. Hierbei kann es durchaus zu harten Urteilen kommen, wenn die Telefonwerbung nicht rechtskonform abgelaufen ist.
Cold Calling in der Praxis: Rechtlich sicher agieren
In der Praxis gilt: Wo kein Kläger, da kein Richter. Rechtlich angreifbar wird Cold Calling meist dann, wenn es unprofessionell, penetrant oder bei sensiblen Zielgruppen durchgeführt wird – etwa bei Anwälten, Behörden oder Verbrauchern ohne vorherige Einwilligung. Gerade bei solchen Gruppen ist die Bereitschaft zur Beschwerde oder rechtlichen Reaktion deutlich höher, was in der Folge zu Abmahnungen oder Bußgeldern führen kann.
Wenn Vertriebsmitarbeiter jedoch zielgerichtet, seriös und mit Fingerspitzengefühl vorgehen – insbesondere im B2B-Bereich –, bewegen sie sich in einem Bereich, in dem sie rechtlich in der Regel kaum mit Konsequenzen rechen müssen. Eine saubere Vorbereitung, eine professionelle Gesprächsführung und das Vermeiden von Massenanrufen mit verschiedenen Telefonnummern ohne Bezug zur Zielgruppe sind entscheidend.
Hinweis: Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar. Für konkrete rechtliche Einschätzungen empfehlen wir die Konsultation eines spezialisierten Anwalts oder Datenschutzexperten.
Wie funktionieren Cold Calls in der Praxis?
Cold Calling ist weit mehr als einfach nur zum Hörer zu greifen. Ein erfolgreicher Anruf beginnt mit einer sauberen Vorbereitung, lebt von einer souveränen Gesprächsführung – und endet mit einem klaren Follow-up. In diesem Abschnitt zeigen wir Schritt für Schritt, wie Cold Calls in der Praxis aufgebaut sind: von der Zielkundenrecherche über den Gesprächsverlauf bis zur Nachbereitung im CRM.
Auch nach dem Auflegen ist der Cold Call noch nicht vorbei – denn die Nachbereitung entscheidet darüber, ob aus dem Kontakt ein echter Lead wird.
- Follow-up per E-Mail oder Kalender-Einladung: Bedanken Sie sich kurz, fassen Sie das Wesentliche zusammen – und bestätigen Sie vereinbarte nächste Schritte.
- Nachbereitung und interne Learnings: Was hat gut funktioniert? Was nicht? Gibt es Erkenntnisse, die für zukünftige Anrufe hilfreich sind?
- Dokumentation und CRM-Pflege: Notizen im CRM helfen, den Kontext für spätere Gespräche zu bewahren und systematisch nachzuhalten.
Ein Cold Call dauert im Durchschnitt nur wenige Minuten – umso wichtiger ist ein strukturierter Ablauf, der Vertrauen aufbaut und Interesse weckt.
- Gesprächseinstieg: persönlich und professionell: Nennen Sie Ihren Namen, den Firmennamen – und machen Sie in einem Satz klar, warum Sie anrufen. Der Einstieg entscheidet oft über den Gesprächsverlauf.
- Verwendung von Skripten (Best Practices): Skripte bieten Struktur, dürfen aber nicht abgelesen klingen. Gute Leitfäden lassen Raum für Individualität und spontane Reaktionen.
- Aktives Zuhören und Fragetechniken (z. B. PNAME-Methode): Zeigen Sie echtes Interesse. Fragen Sie gezielt nach Prozessen, Bedürfnissen, Herausforderungen, aktuellen Maßnahmen und Erwartungen.
- Offene Fragen stellen: So entstehen echte Dialoge statt Verhörsituationen. Gute Fragen beginnen mit „Wie“, „Was“ oder „Woran“.
- Umgang mit Einwänden und Ablehnung: Ablehnung ist normal. Wichtig ist, ruhig zu bleiben, den Grund zu verstehen – und gegebenenfalls höflich nach einem besseren Zeitpunkt zu fragen.
- Handlungsaufforderung (Call to Action) setzen: Wer kein konkretes Ziel formuliert, riskiert ein offenes Ende. Vereinbaren Sie klar den nächsten Schritt – z. B. einen Termin oder ein Follow-up.
Auch nach dem Auflegen ist der Cold Call noch nicht vorbei – denn die Nachbereitung entscheidet darüber, ob aus dem Kontakt ein echter Lead wird.
- Follow-up per E-Mail oder Kalender-Einladung: Bedanken Sie sich kurz, fassen Sie das Wesentliche zusammen – und bestätigen Sie vereinbarte nächste Schritte.
- Nachbereitung und interne Learnings: Was hat gut funktioniert? Was nicht? Gibt es Erkenntnisse, die für zukünftige Anrufe hilfreich sind?
- Dokumentation und CRM-Pflege: Notizen im CRM helfen, den Kontext für spätere Gespräche zu bewahren und systematisch nachzuhalten.
Strategien für
erfolgreiche
Cold Calls
Ein gutes Skript allein reicht nicht – der Erfolg eines Cold Calls hängt oft von feinen Details ab: dem richtigen Timing, der Tonlage, psychologischen Faktoren oder der Fähigkeit, mit Ablehnung souverän umzugehen. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen praxiserprobte Strategien, mit denen Sie Ihre Kaltakquise auf ein neues Level heben – authentisch, wirksam und nachhaltig.
Timing ist wichtig – aber die beste Zeit für einen Cold Call ist meist genau jetzt. Wer wartet, bis „der perfekte Moment“ gekommen ist, findet oft Ausreden statt Kunden. Erfahrungsgemäß sind erfolgreiche Vertriebler vor allem dadurch erfolgreich, weil sie einfach anfangen – mit Struktur, aber ohne Ausreden.
Natürlich gibt es Zeitfenster, die statistisch günstiger sind:
- Dienstag bis Donnerstag, vormittags zwischen 9:00 und 11:00 Uhr sowie nachmittags zwischen 14:00 und 16:00 Uhr, gelten als bewährt.
- Doch auch Feiertage und Brückentage haben ihre Vorteile: Viele Entscheider sind dann im Büro, haben mehr Ruhe – und nehmen eher selbst den Hörer ab.
- Montags sind viele noch im Wochenstart, freitags oft schon auf dem Absprung – aber auch das kann funktionieren, je nach Zielgruppe und Branche.
Fazit: Der perfekte Zeitpunkt ist selten planbar – aber jeder Anruf bringt Erkenntnisse. Wer systematisch testet, analysiert und dranbleibt, erhöht seine Erfolgsquote deutlich.
Nicht jeder Kontakt ist gleich wertvoll. Wer mit den richtigen Ansprechpartnern spricht, spart Zeit und erhöht die Abschlusswahrscheinlichkeit.
- Qualifizieren Sie Kontakte vor dem Anruf (z. B. über LinkedIn, Website, CRM).
- Konzentrieren Sie sich auf Personen mit Budget- und Entscheidungsbefugnis.
- Falls Sie nicht direkt durchkommen: höflich nach dem richtigen Ansprechpartner fragen – idealerweise mit konkretem Bezug („Wer ist bei Ihnen zuständig für …?“).
Im telefonischen Erstkontakt zählt Ihre Stimme mehr als Ihre Worte.
- Sprechen Sie klar, freundlich und mit spürbarem Interesse.
- Vermeiden Sie Monotonie – ein natürlicher Sprechfluss wirkt authentisch.
- Pausen schaffen Raum – sowohl zum Nachdenken als auch zur Wirkung.
- Ein Lächeln hört man – auch am Telefon.
Übungstipp: Nehmen Sie sich auf und analysieren Sie Ihre Wirkung – oder holen Sie sich Feedback von Kollegen.
Cold Calling ist kein Verkaufsgespräch im klassischen Sinne – es ist ein Gesprächsöffner. Wer psychologisch klug vorgeht, erzeugt Offenheit statt Widerstand.
- Relevanz vor Produkt: Starten Sie mit dem Problem des Kunden, nicht mit Ihrer Lösung.
- Spiegeln und validieren: Wiederholen Sie Aussagen des Gesprächspartners in eigenen Worten, um Interesse und Verständnis zu zeigen.
- Reziprozität nutzen: Wer einen Mehrwert bietet (z. B. einen Tipp, Hinweis oder Download), schafft oft Bereitschaft zur Gegenseitigkeit.
Kaltakquise ist kein Selbstläufer – doch viele Hürden lassen sich mit Training und der richtigen Haltung meistern:
- „Kein Interesse“ am Anfang → Nutzen Sie eine sanfte Rückfrage wie: „Darf ich kurz erklären, warum ich anrufe? Dann entscheiden Sie, ob es für Sie interessant ist.“
- „Wir haben schon einen Anbieter“ → „Darf ich fragen, was Ihnen an der aktuellen Lösung besonders gefällt?“
- „Keine Zeit“ → „Völlig verständlich. Wäre es in Ordnung, wenn ich mich zu einem späteren Zeitpunkt nochmal melde? Wann genau?“
Der Schlüssel liegt im Umgang mit Ablehnung: nicht persönlich nehmen, sondern professionell reagieren.
Inhalt des Nicht jeder zeigt echtes Interesse – manche Gesprächspartner sagen aus Höflichkeit zu, ohne wirklich offen zu sein.
- Achten Sie auf indirekte Signale (z. B. ausweichende Antworten, fehlende nächste Schritte).
- Stellen Sie am Ende des Gesprächs eine klare Abschlussfrage: „Ist das grundsätzlich spannend für Sie – oder eher nicht das, was Sie aktuell suchen?“
- Seien Sie offen im Umgang mit Mitbewerbern: „Darf ich fragen, was Ihnen an Ihrem aktuellen Anbieter besonders wichtig ist?“ So positionieren Sie sich wertschätzend und differenziert.
Cold Calling im B2B vs. B2C
Cold Calling ist nicht gleich Cold Calling – vor allem rechtlich und strategisch gibt es entscheidende Unterschiede zwischen Geschäftskunden (B2B) und Privatkunden (B2C). In diesem Abschnitt beleuchten wir die Besonderheiten beider Zielgruppen, zeigen auf, was erlaubt ist, und liefern konkrete Tipps für die Praxis. Der größte Unterschied zwischen B2B und B2C liegt im rechtlichen Rahmen:
Besonderheiten und rechtliche Unterschiede
B2C (Business-to-Consumer)
Wer Privatpersonen ohne deren ausdrückliche Zustimmung anruft, verstößt in der Regel gegen das Gesetz. Es ist eine schriftliche oder eindeutig dokumentierte Einwilligung erforderlich – z. B. durch ein Kontaktformular oder die Teilnahme an einem Gewinnspiel mit entsprechender Einwilligungsklausel.
Do’s:
- Nur anrufen mit nachweisbarer Einwilligung
- Klare, transparente Gesprächsführung
- Gespräch beenden, sobald Desinteresse deutlich wird
Don’ts:
- Anrufe ohne Einwilligung – auch nicht „nur mal nachfragen“
- Druck aufbauen oder überrumpeln
- Rückrufe auf verpasste Anrufe ohne Kontext
B2B (Business-to-Business)
Hier reicht in vielen Fällen ein sogenanntes „mutmaßliches Interesse“ aus – etwa wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung offensichtlich zum Geschäftszweck des Unternehmens passt. Aber: Auch hier ist Seriosität entscheidend. Wer wahllos anruft oder sich nicht vorbereitet, riskiert Beschwerden und rechtliche Konsequenzen.
Do’s:
- Klare Zielgruppenrecherche vor dem Anruf
- Relevanter Gesprächseinstieg („Wir arbeiten mit vielen Softwarehäusern wie Ihrem …“)
- Professionelles, aber natürliches Auftreten
- Rückfragen stellen, echtes Interesse zeigen
Don’ts:
- Standardisierte Floskeln („Ich möchte Ihnen nur schnell etwas vorstellen …“)
- Unklare Gesprächsziele
- Kein Plan für den nächsten Schritt
Warum Cold Calling im B2B möglich bleibt
Trotz DSGVO, UWG & Co. bleibt Cold Calling im B2B ein legitimes und wichtiges Vertriebsinstrument – sofern man professionell vorgeht. Entscheider sind daran gewöhnt, kontaktiert zu werden, und viele schätzen es sogar, wenn Angebote konkret, relevant und respektvoll präsentiert werden. Der Schlüssel liegt in der Vorbereitung: Wer sein Gegenüber ernst nimmt, wird auch ernst genommen.
Grauzonen und praktische Umsetzung im
Geschäftsalltag
Gerade im B2B entstehen oft rechtliche Grauzonen – z. B. wenn Unternehmen gemischt agieren (B2B und B2C) oder wenn Ansprechpartner zwar geschäftlich agieren, aber über persönliche Handynummern per Kaltanruf kontaktiert werden. In solchen Fällen gilt:
- Nur dann anrufen, wenn ein klarer, berufsbezogener Bezug vorliegt.
- Keine Massenahften Kaltanrufe ohne Bezug zum Unternehmen.
- Im Zweifel schriftlich nachfassen oder den Kontakt über andere Kanäle aufbauen (z. B. E-Mail, LinkedIn).
Tools und
Technologien zur
Unterstützung
Cold Calling funktioniert heute nicht mehr nur mit Telefonhörer und Notizblock. Wer professionell und skalierbar arbeiten möchte, nutzt moderne Technologien, die den gesamten Prozess effizienter, strukturierter und messbarer machen. Die richtigen Tools können den Unterschied zwischen planbarem Erfolg, abgeschlossener Verträge und unnötiger Frustration bedeuten. In diesem Abschnitt stellen wir die wichtigsten digitalen Helfer für eine erfolgreiche Cold-Calling-Strategie vor.
Cloud-Telefonanlagen wie Aircall, Placetel, RingCentral oder 3CX bieten weit mehr als nur Anrufmöglichkeiten. Sie sind speziell für den Einsatz im modernen Vertrieb konzipiert und ermöglichen
- Standortunabhängiges Arbeiten: Ob Homeoffice, Außendienst oder international verteilte Teams – alle können auf dieselbe Infrastruktur zugreifen.
- Live-Mitschnitt und Echtzeit-Monitoring: Teamleiter können Gespräche mitverfolgen, bei Bedarf coachend eingreifen oder Gespräche zu Schulungszwecken analysieren (natürlich nur unter Einhaltung der DSGVO).
- Intelligentes Anrufrouting: Anrufe werden automatisch an den richtigen Ansprechpartner oder ein freies Teammitglied weitergeleitet – ideal für Inbound-Vertriebskanäle.
Diese Systeme steigern nicht nur die Effizienz, sondern tragen auch zur besseren Zusammenarbeit im Team bei – insbesondere dann, wenn mehrere Vertriebskanäle oder -teams parallel arbeiten.
Je höher die Schlagzahl im Vertrieb, desto wichtiger wird Automatisierung. Power Dialer wählen automatisiert eine Liste vorqualifizierter Kontakte ab – das spart wertvolle Sekunden pro Anruf und summiert sich über den Tag schnell zu mehreren Stunden effektiver Gesprächszeit.
Mit Click-to-Dial reicht ein Klick auf die Telefonnummer im CRM, um den Anruf zu starten. Kein manuelles Eintippen, keine falschen Nummern – einfach schneller im Gespräch.
Gesprächsnotizen können direkt während des Gesprächs im CRM oder in der Telefonsoftware erfasst werden. Gute Tools bieten dafür strukturierte Eingabemasken, die z. B. nach Gesprächsstatus, Entscheidungsebene oder nächstem Schritt fragen. Das sorgt für einheitliche Qualität und spart später Zeit beim Follow-up.
Praxis-Tipp: Achten Sie darauf, dass alle Anrufe mit klarer Kennzeichnung im CRM hinterlegt werden („Erreicht“, „Kein Interesse“, „Termin vereinbart“ etc.). So lassen sich gezielt Wiedervorlagen steuern und Erfolgsmuster identifizieren.
Ein CRM-System (z. B. Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho) ist das Rückgrat Ihres Vertriebsprozesses. Integriert in Ihre Telefonlösung ermöglicht es:
- automatisches Loggen von Anrufen,
- Echtzeit-Synchronisierung von Gesprächsnotizen und Follow-up-Aufgaben,
- und Auswertungen zur individuellen Performance.
Noch wichtiger: CRM-Systeme ermöglichen Transparenz im gesamten Sales Funnel. Wer wurde wann angerufen? Wie war die Reaktion? Was ist der nächste Schritt? All diese Fragen lassen sich mit der richtigen Integration beantworten – und verhindern Informationsverlust zwischen Vertrieb, Marketing und Customer Success.
Extratipp: Nutzen Sie Felder wie „Einwandtyp“, „Bedarfslevel“ oder „Nächster Schritt“ standardisiert, um systematisch dazuzulernen.
Nur wer misst, kann verbessern. Moderne Analyse-Tools geben Ihnen wichtige Hinweise darauf:
- Wann werden Anrufe am häufigsten angenommen?
- Welche Teammitglieder haben die höchsten Erfolgsraten – und warum?
- Wie lange dauern erfolgreiche Gespräche im Schnitt?
Tools wie Gong, Chorus oder Avoma analysieren sogar Gesprächsinhalte mithilfe von KI: Welche Schlagworte werden genannt? Welche Fragen funktionieren besonders gut? Welche Redewendungen führen zum Gesprächsabbruch?
Das schafft eine datenbasierte Grundlage für Coaching, Schulung und strategische Anpassungen. Selbst kleine Veränderungen – z. B. am Gesprächseinstieg oder der Tonalität – können so gezielt getestet und ausgewertet werden.
Strukturierte Gesprächsleitfäden helfen nicht nur neuen Mitarbeitenden, sondern sorgen auch bei erfahrenen Vertrieblern für Klarheit und Fokussierung. Templates können z. B. enthalten:
- Gesprächseinstiege nach Zielgruppen,
- typische Einwände und passende Reaktionen,
- offene Fragen zur Bedarfsanalyse,
- Abschlusssätze für konkrete Vereinbarungen.
Call-Tracking-Software (z. B. Myphoner, Aircall Analytics oder Talkdesk) hilft dabei, den Überblick über durchgeführte Anrufe, Ergebnisse und Quoten zu behalten. Mit entsprechenden Funktionen lassen sich auch Aufzeichnungen DSGVO-konform nutzen – etwa für Training-on-the-Job oder strukturierte Feedbackschleifen.
Fazit: Der Einsatz der richtigen Tools macht Cold Calling nicht nur effizienter, sondern auch messbarer und skalierbar. Unternehmen, die Technologie intelligent einsetzen, schaffen es schneller, systematisch zu lernen und echte Vertriebsperformance zu entwickeln.
Künstliche Intelligenz verändert die Art und Weise, wie Cold Calls vorbereitet, durchgeführt und analysiert werden – und zwar nicht als Ersatz, sondern als intelligenter Begleiter im Vertriebsprozess. Moderne Technologien unterstützen heute weit mehr als nur die Gesprächsdokumentation.
Zum Einsatz kommen unter anderem:
- Voicebots, die Erstkontakte automatisiert durchführen und Leads vorqualifizieren,
- Echtzeit-Coaching-Tools, die während des Gesprächs Hinweise geben (z. B. zur Gesprächsverteilung oder Schlagwortverwendung),
- Sprachanalyse-Software, die erfolgreiche Muster erkennt und aufzeigt, welche Formulierungen, Fragen oder Tonlagen gut funktionieren,
- automatisierte Follow-ups, die nach dem Gespräch automatisch E-Mails, Termine oder CRM-Einträge erstellen.
Ein besonderes Highlight ist der Einsatz unseres KI-Trainers, bei dem die Künstliche Intelligenz als „Kunde“ agiert. In einer realitätsnahen Simulation führen Vertriebsmitarbeitende Gespräche mit der KI – etwa zu typischen Kaltakquise-Szenarien im B2B oder B2C – und erhalten im Anschluss strukturiertes Feedback zu Gesprächsaufbau, Bedarfsanalyse, Einwandbehandlung und Abschlussqualität.
Was dabei besonders wertvoll ist:
- Das Feedback erfolgt sofort, ist objektiv und skalierbar.
- Die KI analysiert nicht nur was gesagt wurde, sondern auch wie.
- Gespräche können wiederholt, verglichen und gezielt trainiert werden.
Der AVBC KI-Trainer erlaubt es, Vertriebsteams gezielt auf reale Gesprächssituationen vorzubereiten, Unsicherheiten abzubauen und das Niveau kontinuierlich zu verbessern – ohne Risiko, aber mit maximalem Lerneffekt. Die Erfahrung zeigt: Vertriebsmitarbeitende, die regelmäßig mit der KI trainieren, führen deutlich strukturiertere Gespräche, erkennen Bedarfe schneller und agieren souveräner am Telefon.
Nutzen Sie die Erfahrungen von Verweyen – Business Consultants und lassen Sie sich kostenlos ein individuelles Konzept erarbeiten.
Fazit und Ausblick
Cold Calling ist lebendiger denn je – vorausgesetzt, es wird professionell umgesetzt. In einer Welt voller digitaler Reizüberflutung bleibt das persönliche Gespräch eine der direktesten und wirkungsvollsten Formen der Kundengewinnung. Wer es schafft, gezielt, empathisch und strukturiert aufzutreten, hebt sich positiv vom Wettbewerb ab und erzeugt echte Gesprächsqualität – auch beim ersten Kontakt.
Telefonische Kaltakquise bleibt ein wichtiger Bestandteil des Vertriebs
Immer wieder wird diskutiert, ob Cold Calling „ausstirbt“ – meist von Menschen, die selbst keine guten Erfahrungen damit gemacht haben oder sich unwohl dabei fühlen. Doch die Realität im Vertrieb zeigt: Cold Calling ist kein Relikt vergangener Tage, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor für den aktiven Vertrieb. Vor allem im B2B-Bereich ist der direkte Draht zum Entscheider durch nichts zu ersetzen – und wer diesen Skill beherrscht, hat einen echten Wettbewerbsvorteil.
Rechtskonformität als Voraussetzung für nachhaltigen Erfolg
Wer Cold Calling langfristig und skalierbar einsetzen will, muss sich auf der sicheren Seite bewegen. Dazu gehört die saubere Unterscheidung zwischen B2B und B2C, der bewusste Umgang mit Einwilligungen und Interessenabwägungen – sowie eine klare Haltung zu Qualität statt Masse. Wer seine Zielgruppe kennt und respektiert, hat selten mit rechtlichen Problemen zu rechnen.
Erfolg ist planbar – mit Vorbereitung, Strategie und Technologie
Der Erfolg eines Cold Calls ist selten Zufall. Vielmehr ist er das Ergebnis aus:
- strategischer Vorbereitung,
klarer Gesprächsstruktur, - kontinuierlichem Training,
- und dem Einsatz moderner Tools – vom Power Dialer bis zur KI-gestützten Analyse.
Vertriebsteams, die Cold Calling systematisch angehen, lernen schneller, entwickeln ein feineres Gespür für ihre Zielgruppe – und steigern ihre Abschlussraten für Verträge messbar.
Cold Calls als Teil eines integrierten Vertriebs- und Marketingansatzes
Cold Calling wirkt am stärksten, wenn es nicht isoliert eingesetzt wird, sondern als Teil eines durchdachten, mehrstufigen Vertriebssystems:
- vorqualifizierte Leads durch Marketing,
- gezielte Kontaktaufnahme per Telefon,
- Follow-ups per E-Mail oder Social Media,
- und CRM-gestütztes Nachfassen für den Vertriebsabschluss.
In Kombination mit digitalen Touchpoints wird der persönliche Anruf zum verbindenden Element zwischen Aufmerksamkeit und Abschluss – menschlich, direkt und wirkungsvoll.
Warum Trainings von Alexander Verweyen®?
Messbarer Trainingserfolg
Wir identifizieren uns mit betriebswirtschaftlichen Zielen und vereinbaren qualitative und quantitative Erfolgsgrößen, woran wir auch gemessen werden wollen.
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Wenn Sie auf der Suche nach völlig neuen Trainingsformaten sind und auch bereit für andere Wege, dann werden unsere Methoden und Vorgehensweisen überzeugen.
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