Führungstraining für effektive Meetings

Meetings sind oft zeitraubend und wenig informativ. Besuchen Sie deshalb unser Führungstraining und lernen Sie, wie man effektive Meetings gestaltet.

Warum sind Meetings selten effektiv?

Meist scheitern Meetings an einer schlechten Vorbereitung. Denn wenn die Teilnehmer vor dem Meeting keine umfangreiche Agenda erhalten, können Sie sich auch schlecht auf das Meeting vorbereiten. Die Folge? Die Mitarbeiter haben die benötigten Unterlagen nicht zur Hand und müssen erst auf den neuesten Stand gebracht werden. Dadurch müssen in jedem Meeting wieder Informationen wiederholt werden und wertvolle Zeit geht verloren.
Ein anderes großes Problem ist oft die Zeitplanung. Denn wenn der Zeitplan für das Meeting häufig nicht eingehalten wird, kommen viele Kollegen zu spät oder müssen vorzeitig gehen, weil sie einen anschließenden Termin haben.

Damit diese Probleme bei Ihnen in Zukunft nicht weiter auftreten, empfehlen wir Ihnen ein Führungstraining für effektive Meetings zu besuchen!

Effektive Meetings gestalten

Damit die oben genannten Probleme bei Ihnen zur Vergangenheit gehören, sollten Sie einige Regeln bei der Planung und Durchführung von Meetings beachten! Noch mehr Tipps und Tricks zur erfolgreichen Gestaltung von Meetings, erhalten Sie im Führungstraining.

  • Wichtig ist, dass sich jeder Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten kann. Deswegen sollten Sie vor dem Meeting eine Agenda veröffentlichen. Diese sollte neben Ort, Uhrzeit und Anwesenden auch eine Übersicht über die zu besprechenden Themen enthalten. So kann jeder Teilnehmer eventuell benötigte Unterlagen mitbringen.
  • Beginnen Sie das Meeting immer pünktlich und warten Sie nicht bis alle anwesend sind. Sie werden sehen, in kürzester Zeit werden alle Mitarbeiter pünktlich erscheinen. Ganz wichtig ist deshalb natürlich auch, dass Sie selbst 5 bis 10 Minuten vorher schon da sind und alles vorbereiten.
  • Vereinbaren Sie gemeinsam mit den Teilnehmern Regeln für die Meetings. Diese könnten zum Beispiel beinhalten, dass Handys grundsätzlich ausgeschaltet sein müssen oder alles Besprochene vertraulich bleibt. Welche Regeln außerdem noch sinnvoll sind, erfahren Sie im Führungstraining.
  • Wenn Sie im Vorfeld schon einen Agenda mit einem genauen Zeitplan aufgestellt haben, sollten Sie sich im Meeting auch daran halten. Das heißt Sie müssen eventuell auch mal Themen beenden und Sprechende höflich unterbrechen. Falls am Schluss noch Zeit bleibt, können Sie dieses Thema ja nochmal aufgreifen. Lernen Sie im Führungstraining, wie Sie Ihren Zeitplan durchsetzen können, ohne dabei unhöflich zu wirken.
  • Genau für solche Fälle oder während des Meetings aufkommende Themen, sollten Sie am Ende des Meetings grundsätzlich noch 10 Minuten Puffer einplanen. Falls diese Zeit doch nicht benötigt wird, können Sie das Meeting auch eher beenden.
  • Verteilen Sie im Meeting anfallende Aufgaben ruhig an Ihre Mitarbeiter. Fragen Sie dabei in die Runde wer die Aufgabe übernehmen will und legen Sie nicht selbst jemand fest.
  • Ebenso wichtig, wie der pünktliche Anfang des Meetings, ist auch das pünktliche Ende. Nur so können die Anwesenden ihre Zeit richtig einteilen und Sie vermeiden, dass Teilnehmer vorzeitig das Meeting verlassen. Falls Sie doch einmal überziehen müssen, fragen Sie unbedingt alle Anwesenden, ob Sie damit einverstanden sind.
  • Veröffentlichen Sie im Anschluss an das Meeting ein Protokoll, auf dem alle wichtigen Fakten festgehalten sind. Damit stellen Sie sicher, dass die verteilten Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten.
  • Oftmals haben auch Ihre Mitarbeiter gute Ideen, wie Sie ihre Meetings noch weiter verbessern können. Planen Sie deshalb ab und an Zeit für Verbesserungsvorschläge in Ihren Meetings ein.

Unser Führungstraining für effektive Meetings wird Ihnen noch mehr wichtige Anregungen geben, wie Sie ihre Meetings noch effektiver gestalten können!

Alexander Verweyen
Nach seinem Studium der Betriebswirtschaft folgte 1989 eine Ausbildung zum Consultant und Sales Trainer. 1991 machte Alexander Verweyen sich als Berater selbständig. Heute ist Verweyen Geschäftsführer der AVBC GmbH in München und hält Vorträge für Führungskräfte und Mitarbeiter mit Kundenkontakt.
1 Antwort
  1. Bernd Geropp says:

    Meiner Einschätzung anch ist es auch sehr wichtig, dass man sich klar macht, ob eine Besprechung überhaupt sinnvoll ist. Ist das Meeting wirklich nötig? Lässt sich das Treffen vielleicht durch emails, ein Telefonat oder eine Telefonkonferenz ersetzen?
    Häufig kann so vile Zeit gespart werden bei gleichem Ergebnis.

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