Meetings effektiv und effizient gestalten

Kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor? Sie haben ein Meeting für 10:00 Uhr angesetzt, die ersten Mitarbeiter kommen aber erst 5 nach um oder noch später. Relevante Unterlagen hat fast keiner dabei und niemand kennt das konkrete Thema des Meetings und hat sich dementsprechend vorbereitet. Wenn ja, dann sollten Sie auf jeden Fall unsere Tipps lesen, wie sich Meetings effektiv und effizient gestalten lassen! Zusätzlich bieten wir Führungstrainings an, in denen speziell dieses Thema noch tiefgründiger behandelt wird.

So gestalten Sie Meetings effektiv und effizient

Schon wenn Sie sich bei der Gestaltung von Meetings an ein paar einfache Regeln halten, werden diese spürbar effektiver ablaufen.

Damit jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat sich auf das Meeting vorzubereiten, ist es wichtig, dass Sie im Voraus eine Agenda mit allen wichtigen Eckdaten veröffentlichen. Dazu zählen der Zeitraum von wann bis wann es stattfindet, die Teilnehmer, der Ort sowie zu behandelnde Themen. Starten Sie das Meeting dann auch wirklich pünktlich um diese Zeit und ignorieren Sie Teilnehmer die zu spät kommen. Sie werden sehen, in kürzester Zeit werden alle pünktlich erscheinen. Das bedeutet natürlich auch, dass Sie selbst schon früh genug anwesend sind.
Außerdem wichtig sind grundsätzliche Regeln für alle Meetings. Diese könnten zum Beispiel beinhalten, dass Handys grundsätzlich lautlos geschaltet werden oder keine Telefonanrufe während dieser Zeit entgegengenommen werden.
Da Sie im Voraus schon eine Agenda aufgestellt haben, sollten Sie sich an diese auch halten während des Meetings. Das bedeutet Sie müssen auch mal die Courage besitzen und dem Sprechenden ins Wort fallen, wenn es Zeit ist zum nächsten Thema überzugehen. Eine weitere Möglichkeit ist es am Ende des Meetings grundsätzlich 10 Minuten einzuplanen, in denen solche abgebrochenen Themen nochmal aufgegriffen werden können oder aber ein neu aufgekommenes Thema besprochen wird.
Haben Sie ein Thema abgearbeitet sollten Sie anschließend noch festhalten, welcher Mitarbeiter sich weiter damit beschäftigt oder etwas dazu ausarbeitet. Legen Sie dies nicht selbst fest, sondern fragen Sie in die Runde wer dies übernehmen kann und entscheiden Sie erst dann.
Ebenso wichtig wie das rechtzeitige Beginnen, ist das pünktliche Beenden des Meetings. Überziehen Sie nur im Notfall und nur wenn die Teilnehmer damit einverstanden sind. Hören Sie jedoch wenn möglich lieber eher auf, als zu spät.
Schicken Sie zur Sicherheit nach dem Meeting allen Teilnehmern ein Protokoll, auf dem alle wichtigen Punkte festgehalten sind. Notieren Sie darauf auch noch einmal, wer welche Aufgaben übernommen hat.
Und noch ein wichtiger Tipp zum Schluss. Die besten Verbesserungsvorschläge haben meistens die Teilnehmer selbst. Also fragen Sie regelmäßig bei Ihren Meetings in die Runde wer noch Verbesserungsvorschläge hat und versuchen Sie diese umzusetzen.

Sie wollen noch mehr Informationen wie Sie Meetings effektiv und effizient gestalten können? Dann besuchen Sie eines unserer Führungstrainings!

Alexander Verweyen
Alexander Verweyen ist Unternehmer, strategischer Berater und Autor von bisher sechs Büchern. Als Geschäftsführer der alexander verweyen BUSINESS CONSULTANTS GmbH unterstützt er gemeinsam mit seinem Team namhafte Unternehmen bei der Steigerung ihrer Führungs- und Vertriebsperformance sowie der Bewältigung von Veränderungsprozessen.